Planilha de controle de ordem de serviço — grátis, com horas e custos

Quem presta serviço de manutenção fatura pelo que consegue comprovar. A hora trabalhada no sábado, o deslocamento até a planta do cliente, a peça comprada às pressas para não parar a máquina — tudo isso é dinheiro real, e vira receita quando está registrado na ordem de serviço certa, com a conta feita.

Esta planilha existe para fechar essa conta. Você lança as horas, as despesas e os adiantamentos ao longo do serviço, e cada O.S. sai com mão de obra, despesas a repassar e total calculados — com o adicional de fim de semana, a taxa administrativa e o saldo do técnico já dentro.

O que a planilha faz

Nove abas: Leia-me, Parâmetros, Ordens, Tarefas, Apontamentos, Despesas, Adiantamentos, Por O.S. e Painel. Cinco são de lançamento e duas de leitura.

O número da O.S. costura tudo, e por isso sai de lista suspensa nas quatro abas que o usam. A tarefa do apontamento também: é o par O.S. + tarefa que soma as horas na linha certa, então errar o texto quebra do mesmo jeito que errar o número.

Como as horas viram dinheiro

Duas contas diferentes, e é importante não trocá-las.

Horas reais são tempo de relógio. Um serviço das 8h às 17h dá 9 horas, tenham ido dois técnicos ou cinco.

Homem-hora é hora real × quantidade de pessoas, e é essa que vira custo. As mesmas 9 horas com 3 pessoas são 27 homem-hora.

O arredondamento é aplicado por apontamento, antes de somar: arredondar só no fim mudaria o total.

O adicional de fim de semana sai do dia em que o apontamento começou — sábado multiplica por 1,5 e domingo por 2, ambos ajustáveis em Parâmetros. Um turno que atravessa a noite de sábado para domingo conta como sábado inteiro, porque foi nele que começou. E o valor-hora é R$ 95 no exemplo, mas cada O.S. pode ter o seu: quando a ordem traz um valor próprio, é ele que vale, o que permite manter preços diferentes por cliente ou por contrato.

Despesas, taxa e saldo

Despesa em branco conta como repassável — é a convenção do sistema. Para não repassar, marque «Não» explicitamente. A taxa administrativa, 10% no exemplo, incide só sobre o que é repassado.

Repassar e abater do adiantamento são marcações independentes. A mesma despesa pode ir para o cliente e sair do saldo do técnico, ir só para um dos dois, ou para nenhum — porque são perguntas diferentes: quem paga no fim, e de quem saiu o dinheiro agora.

O adiantamento entra como saldo: adiantamentos menos as despesas marcadas como descontáveis. Saldo negativo significa que o técnico gastou mais do que recebeu e tem a receber.

O fechamento de cada O.S. é mão de obra + despesas repassáveis com a taxa.

Como calcular o custo de uma ordem de serviço

O custo de uma O.S. se monta em duas parcelas, e cada uma tem uma armadilha própria.

A mão de obra é homem-hora × valor-hora, nunca hora × valor. O cliente paga tempo de pessoa, não tempo de relógio: uma tarefa de quatro horas com três técnicos custa o triplo de uma com um só, ainda que o relógio marque o mesmo. Junto disso, o que precisa entrar no apontamento é tudo que consumiu equipe — deslocamento até a planta e espera por liberação incluídos. Hora que não é apontada não desaparece: ela vira desconto silencioso na margem, porque foi paga ao técnico e não foi cobrada de ninguém.

As despesas exigem separar duas perguntas que costumam ser tratadas como uma. Vai para o cliente? é sobre faturamento. Sai do adiantamento? é sobre acerto com o técnico. Combustível adiantado e repassado responde sim às duas; material comprado pela empresa e repassado responde sim só à primeira. Manter as marcações separadas é o que faz o acerto do técnico bater no fim do mês.

A taxa administrativa existe porque despesa de terceiro custa alguma coisa mesmo quando é integralmente repassada: alguém comprou, pagou, arquivou a nota e financiou o valor até o reembolso. Por isso ela incide sobre o que é repassado, e só sobre isso — mão de obra não entra.

Vale a regra final: o que não estiver em um apontamento ou em uma despesa não existe no fechamento. A conta é boa na exata medida do que foi lançado.

Os dados de exemplo

Vem com 6 O.S., 18 tarefas, 30 apontamentos, 24 despesas e 7 adiantamentos, de três clientes fictícios. Dá 213,5 horas reais que viram 441 homem-hora — a diferença entre as duas colunas fica visível de imediato, que é o ponto.

Requisitos

Excel 2010 ou superior, Google Sheets ou LibreOffice. Sem macro e sem fórmula matricial. As abas calculadas vêm protegidas: fundo branco é o que você preenche, fundo cinza e itálico é o que a planilha calcula. Ela comporta 40 O.S., 200 tarefas, 400 apontamentos, 300 despesas e 60 adiantamentos.

Perguntas frequentes

Preciso me cadastrar para baixar?

Não. O download é direto, sem formulário e sem e-mail. Use e adapte à vontade no seu trabalho, inclusive com os seus clientes — o que não vale é revender o arquivo nem publicá-lo em outro site como material próprio.

Qual a diferença entre hora real e homem-hora?

Hora real é o tempo de relógio do serviço; homem-hora é esse tempo multiplicado pelas pessoas que estavam nele. As duas aparecem lado a lado de propósito: a primeira responde quanto durou, a segunda responde quanto custou.

Como cobro a hora de fim de semana?

A planilha aplica o multiplicador pelo dia em que o apontamento começou — 1,5 no sábado e 2 no domingo, ambos ajustáveis em Parâmetros para o que estiver no seu contrato. Um turno que atravessa a madrugada de sábado para domingo conta inteiro como sábado.

A taxa administrativa incide sobre a mão de obra?

Não. Ela se aplica apenas às despesas repassadas ao cliente. A mão de obra já é remunerada pelo valor-hora, que pode ser o padrão de R$ 95 ou o valor próprio daquela ordem.

Dá para usar junto com as outras planilhas?

Dá. Todas falam da mesma fábrica de exemplo e das mesmas máquinas, com as mesmas TAGs, e nas que cadastram equipamento as primeiras colunas do cadastro são idênticas — você cadastra numa e cola nas outras.

O que muda quando deixa de ser planilha

Se a sua dúvida é como essa rotina acontece na prática, além da planilha, veja Do atendimento ao fechamento: controle de ordem de serviço. O guia mostra como cada tarefa, hora, despesa e evidência fica organizada na mesma O.S., do atendimento em campo ao histórico que comprova a entrega.